Wie kann man in Word Tabellensummen berechnen?

Manchmal hat man vielleicht das Problem, dass man in einem Word-Dokument mit Tabellen auch gerne Funktionen der Tabellenkalkulation einsetzen würde. Zum Beispiel auf Lehrerinnen und Lehrer könnte so ein Wunsch ja zutreffen. Wenn man nämlich das Problem zu lösen hat, dass man zum Beispiel für die Punkteberechnung einer Klausur an einer öffentlichen Schule in NRW nur ein Word-Dokument als Vorlage zur Hand haben kann, in dem der Erwartungshorizont abgelegt ist, und wenn die jeweilig einzutragenden Punkte sich in Spalten einer Word-Tabelle befinden, gibt es möglicherweise einen kleinen Trick, der einem hilft, auch in Word die Punkte automatisch zu berechnen, ohne dass man Excel zu benutzen hat. Es kann ja sein, dass man eben ein Word-Dokument hat, das vom Layout dann so schön einen ausdruckfähigen Feedbackbogen ergibt, dass es vielleicht aufwendiger ist, ein Excel-Dokument zu erstellen, das den gleichen Formatierungskriterien genügt, als ein wenig in Word die Tabellenkalkulation zu simulieren. Voraussetzung ist allerdings, dass man eine Tabelle hat, die über die einzelnen Zellen hinweg eine einheitliche Spaltenanzahl benutzt, damit man die Zellen auch gescheit adressieren kann.

Sagen wir mal, man hat drei Spalten, dann ist die Nummerierung so ähnlich wie bei Excel, das heißt, die Tabellenspalten heißen A, B und C und die Zellen werden auf jeder Seite mit 1 anfangend durchgezählt. Damit man die richtige Ziffer erkennt, kann man der Einfachheit halber eine vierte Spalte hinzufügen, die man durchnummeriert.

So, Achtung - wir erklären jetzt vorab kurz die Syntax der Zellenadressierung. Diese funktioniert aber nur, wenn man dazu im Layout-Bereich die Formelfunktion f_x nutzt und dann den Formelausdruck eingibt. Bitte nicht die Ausdrücke "=SUM(X1:X3)" im Klartext in die Zellen eingeben, sondern mit Hilfe des Formeleinfügens (siehe weiter unten am Beispiel von Word 2007).

Will man die Zellen in der dritten Spalte adressieren, weil man etwa dort die aktuellen Punkte einträgt, dann tragen diese den Buchstaben C. Wenn man jetzt die Werte aus zwei Zellen addieren will, zum Beispiel wenn man in der 16. Zeile der dritten Spalte die Werte der 14. und der 15. Zeile addieren will, so lautet die Syntax, mit der man die Summe bildet, "=SUM(C14;C15)" mit einem Semikolon zwischen den Zellen.

Wenn man aber Werte addieren will, die in mehreren aufeinanderfolgenden Zellen stehen, etwa in der dritten Spalte die Werte in den Zeilen 14 bis 19, so schreibt man in die entsprechende Zelle die Formel "=SUM(C14:C19)" mit Doppelpunkt als Trennzeichen.

Hat man mehrere Bereiche, kann man die Syntax entsprechend abändern, also zum Beispiel "=SUM(C2:C8;C13:C15)", wenn man die Werte in den Zeilen 2-8 und 13-15 der 3. Spalte addieren will.

Jetzt steht der Tabellenkalkulation in Word eigentlich nichts mehr im Wege. Wenn man zum Beispiel Microsoft Word 2007 benutzt, kann man so vorgehen, dass man, wie eben beschrieben, zunächst eine weitere Spalte rechts am Dokument einfügt und diese Spalte mit der Nummerierungsfunktion durchzählen lässt. Damit hat man dann die jeweiligen Zeilennummern. Wenn man die Formeln in den Summenzellen vorbereitet hat, kann man die vierte Spalte natürlich wieder entfernen, denn sie hat ja keinen anderen Zweck als uns über die richtige Zelladressierung zu informieren.

Im Menübereich Layout kann man jetzt mit dem "f_x"-Symbol eine Formel in der gewünschten Zelle eintragen und die jeweilige Syntax einsetzen. [Achtung: bitte in Word 2007 nicht in das Menü Einfügen - Formel gehen. Die Eingabe mit dem Formeleditor (man erkennt ihn in Word 2007 an dem großen π - das soll übrigens jetzt ein Pi sein)  führt uns hier nicht weiter.]

Über das "f_x"-Symbol ruft man also die entsprechende Syntaxeingabe auf, wie in der Abbildung zu sehen:

Um nach der Eingabe der Werte die Berechnung vorzunehmen, kann man entweder in den jeweiligen einzelnen Zellen, in denen man eine Formel eingefügt hat, mit einem Rechtsklick die Option "Felder aktualisieren" ausführen, oder aber etwas weniger umständlich vorgehen. Wenn man zum Beispiel mehrere Felder mit Berechnungen hat, kann man am Ende einfach mit STRG+A das ganze Dokument markieren und mit einem Rechtsklick die Funktion "Felder aktualisieren" bedienen, um alle Einzelberechnungen ausführen zu lassen. Das manuelle Aktualisieren ist auch unbedingt erforderlich, weil die Summen nicht automatisch aktualisiert werden. Ach, natürlich funktioniert die Methode des Markierens des ganzen Dokumentes auch, wenn man nur eine einzige Summenformel zu aktualisieren hat.

Viel Erfolg! Ach so, ja, am besten probiert man das Vorgehen einmal in der Trockenübung an einem harmlosen Dokument oder an einer Sicherheitskopie aus. Und nicht unbedingt unter dem Zeitdruck, bis morgen früh alle Noten berechnet und ausgedruckt haben zu müssen. Aber keine Sorge: das ginge auch. Die Anleitung gibt das her.